Søk
search
    Kontakt

    Fra manuelle prosesser i Eloqua og SuperOffice til en automatisert prosess i HubSpot

    Visma Smartskill hadde verdifull kundedata, men den var spredd i ulike systemer som ikke snakket sammen. Konsekvensen ble manuelle prosesser og manglende innsikt. Det var krevende å samarbeide på tvers av avdelinger og følge opp leads på en god måte. Markedsføring sendte leads videre til salg, men visste ikke hva som skjedde videre. Ble de fulgt opp? Ble de kunder? Sammen med oss i Intuvio tok de et strategisk valg: én felles plattform i HubSpot. Det ga bedre innsikt, smartere prosesser, og en bedre opplevelse for både ansatte og kunder.
    Visma Dikeveien 54-1

    Om Visma Smartskill

    Visma Smartskill bygger fremtidens løsninger for bedre læring. De kombinerer smart teknologi med lang bransje -og fagerfaring, for å optimalisere kompetanseheving i det offentlige for helse, barnevern, skole og barnehage. Dette kan for eksempel være produkter som «Veilederen» – et oppslagsverk kombinert med e-læring, podkaster og webinarer. 

    Samarbeidet med Intuvio

    Visma Smartskill hadde mye godt innhold og mange gode initiativ på tvers av markedsføring, salg og kundeservice. Men det én ting som manglet: én felles plattform. 

    Hva var utfordringene?

    Før samarbeidet med Intuvio hadde Visma Smartskill flere systemer og mange manuelle prosesser:

    • Tre ulike siloer: Marked jobbet i Eloqua, salg og kundeservice i SuperOffice, men uten deling av data.
    • Manuell overlevering: Leads fra webinarer og guider ble sendt på e-post eller lastet inn som lister, og forsvant ofte i prosessen.
    • Dårlig datatilgang: Innsikt fra bruksmønstre og kundedata lå spredt i flere systemer. Ledelsen måtte hente rapporter fra mange kilder.
    • Manglende oversikt: Uklart hvordan salg fulgte opp leads fra marketing. Hvem hadde kontaktet hvem? Hva ble sagt? Og hva hadde egentlig kunden  gjort før salget?
    • Ikke gode nok rapporter: Det var krevende å utarbeide gode rapporter fordi du måtte hente data fra ulike systemer og sette dem sammen manuelt. 

    Data i siloer gjorde at Visma Smartskill jobbet lite effektivt fordi de hadde så mange manuelle prosesser. Det førte også til tap av innsikt, dårlig utnyttelse av innholdet og en ujevn kundeopplevelse. 

    Hva gjorde vi?

    Visma Smartskill hadde jobbet med inbound marketing siden 2018, og visste at potensialet var stort. I 2023 valgte Visma Smartskill å implementere hele HubSpot-plattformen, og Intuvio ble med hele veien.

    HubSpot-Logo

    Implementerte hele HubSpot-plattformen

    Sammen implementerte vi Marketing, Sales, Service og CMS. Noe som ga dem en helhetlig plattform hvor markedsføring, salg og kundeservice jobber i samme system. Det har gjort det mulig å følge og få kontroll på hele kundereisen, fra første kontakt til lojal kunde. Det har også gitt bedre innsikt i hva som faktisk skjer på tvers av avdelingene og muligheten til å bygge gode rapporter. 
    Ansatte i Smartskill

    Nye nettsider i HubSpot CMS

    Som en del av overgangen valgte Visma Smartskill også å bygge nye nettsider i HubSpot CMS. Det er en stor fordel å ha alt i samme system. Da fikk de bedre fleksibilitet og muligheten for å optimalisere underveis. Nå kan de enkelt publisere nytt innhold, sette opp nye landingssider og koble alt direkte til CRM og rapportering.

    Webinargeek

    Integrasjon med WebinarGeek

    Webinarer er en viktig del av Smartskills kommunikasjonsstrategi. Ved å integrere WebinarGeek med HubSpot sparer de seg for mye dobbeltarbeid. Deltakere og interaksjon fra webinarer overføres automatisk til CRM-et, så selgerne og kundeteamet kan se viktig innsikt og engasjement rett i kontaktkortet. 

    Sandnes kommune

    Integrasjon med interne systemer

    Visma Smartskill har egne systemer knyttet til tjenestene sine, blant annet for å håndtere juridiske henvendelser og teknisk support. Gjennom skreddersydde integrasjoner sendes relevant informasjon inn i HubSpot. Det gir kundeteamet oversikt over tidligere interaksjoner og gjør det lettere å gi rask og personlig oppfølging.
    Veilederen

    Datarydding og smart import

    I stedet for å dra med seg hele historikken fra SuperOffice og tidligere systemer, tok Visma Smartskill en strategisk beslutning om å starte med blankere ark. De tok med kundeinformasjon og relevante kontaktpersoner, men droppet gamle notater og utdaterte prosesser. Det har bidratt til høyere datakvalitet, bedre oversikt og færre distraksjoner i det nye systemet.

     


    Lederverktøy

    Trinnvis implementering

    For å sikre høy intern forankring og minst mulig friksjon valgte Visma Smartskill å fase inn HubSpot gradvis. Først ble de mest endringsvillige teamene onboardet, og deretter de som trengte mer tid og støtte. Intuvio bistod med opplæring, rådgivning og løpende sparring underveis, og gjorde endringen lettere for hele organisasjonen.

    Resultatene

    En bedre kundereise og bedre samspill på tvers av avdelinger:

    • En samlet kundeoversikt – én kilde til sannhet.
    • Bedre overlevering fra marked til salg, og fra salg til kundeservice.
    • Tidsbesparelser ved mindre manuell datahåndtering og bedre rapportering.
    • Bedre datakvalitet som gir tydeligere innsikt i hva kundene gjør, ser og deltar på.
    • Større trygghet internt – systemene fungerer også når enkeltpersoner er borte.
    • Rapportering – tilgang til data som gir gode rapporter i nåtid. 

    «Det er en helt annen flyt i dag – både for kundene og for oss internt. Vi vet hva som er kommunisert, vi får dataen dit den trengs, og vi kan skreddersy oppfølgingen på et helt annet nivå enn før.»

    - Lisa Klausen Hjørnevik, Customer Experience Director i Visma Smartskill

    Nøkkelpunkter for suksess

    • Sterk intern forankring: Ledelsen var med hele veien, med klare mål og delmål.
    • Smart prioritering: De tok et steg av gangen, og fikk med seg alle i bedriften.
    • Datadisiplin: Tok bevisste valg om hva som skulle med videre.
    • Strategisk rådgivning: Intuvio bistod med struktur, sparring og opplæring.
    • Fokus på fremtidig vekst: Systemet er lagt opp til å vokse videre med selskapet.

    Fra manuelle prosesser til datadrevet vekst

    På vår digital konferanse, Kundereisedagen, tok salgssjef i Intuvio, Lars Hansen, og Customer Experience Director i Visma Smartskill, Lisa Klausen Hjørnevik, en prat om reisen fra manuelle prosesser til en datadrevet hverdag. Vurderer du HubSpot eller vil hente inspirasjon til å få mer ut av egne løsninger? Se praten her: 

     

    Lurer du på om Intuvio kan være en god match for dere?