Slik lagrer du sensitiv data i HubSpot

Lagrer du sensitive personopplysninger i HubSpot? Mange gjør det ubevisst, og det kan være konsekvenser hvis dataen ikke håndteres riktig. Heldigvis har HubSpot flere funksjoner som hjelper deg å beskytte personopplysninger. I dette innlegget viser jeg deg hvordan du setter opp kontoen din slik at sensitiv informasjon lagres og behandles på en sikker og riktig måte.

Først, hva mener jeg med sensitiv data?

Sensitiv data er personlig og konfidensiell informasjon som krever ekstra beskyttelse. Når du lagrer denne typen informasjon i Sensitive Data properties i HubSpot, blir den ikke brukt til å trene HubSpots AI-modeller.

Det er likevel viktig å være klar over at ikke all sensitiv informasjon kan lagres her. Eksempler på data som kan lagres i HubSpot, er:

• Demografiske opplysninger (som etnisitet, kjønn og alder)
• Enkelte offentlige ID-er
• De siste sifrene i kontonummer
• Lønnsinformasjon
• Statsborgerskap
• Helseopplysninger

Du kan se den komplette listen over hvilke type data som kan lagres i Sensitive Data properties her.

Hvilke muligheter har vi til å håndtere sensitiv data i HubSpot?

Før du kan lagre sensitiv data, må du aktivere funksjonen i portalen din. Dette gjør du slik:

1. Gå til Innstillinger → Privacy & Consent → Sensitive data protection.
2. Skru funksjonen på.
3. Velg hvilken type sensitiv data du skal lagre – personlig sensitiv data, finansiell data eller helsedata – og huk av for det som gjelder for din bedrift.

Merk: Sensitive Data Protection er en Enterprise-funksjon.

Når innstillingen er aktivert, kan du opprette nye properties og velge om de skal merkes som sensitive. Når en property er satt til sensitiv:

• All data i feltet får et ekstra lag med kryptering.
• Du kan begrense hvem som har tilgang til å se dataen.

Resultatet er at du kan bruke feltet på vanlig måte – men med ekstra sikkerhet og kontroll over synlighet.

Unngå at sensitiv data havner i åpne felt

Datahygiene blir ekstra viktig når du håndterer sensitiv informasjon. Det er viktig å unngå å logge sensitive opplysninger i åpne felt. Notater og loggede e-poster eller telefonsamtaler er synlige for alle (eller teamet ditt, avhengig av hvordan du har tilgangsstyrt kontoen din). Hvis du lagrer sensitiv data i properties med begrenset tilgang, men samtidig logger den samme informasjonen slik at det ligger åpent på kontaktkortet, mister du litt av hensikten med Sensitive Data Protection-funksjonen. Det er derfor viktig å ha gode rutiner for logging av informasjon når du håndterer sensitiv data.

💡 TIPS: Hvis du vil at dataen din skal forbli i Europa, sørg for at portalen din er EU-hostet. Se video om forskjellen:

Les også: Nå kan du flytte HubSpot-data fra USA til Europa

Hold portalen ryddig og oppdatert

Uansett om du lagrer sensitiv data eller ikke, bør portalen være ryddig. Det handler både om effektiv bruk av CRM-et og om å følge gjeldende regler for lagringstid.

• Slett kontakter som ikke har vært aktive på lenge.
• Sett opp en workflow for å håndtere inaktive kontakter.
• Hvis en person ber om å bli slettet permanent, gjør dette manuelt ved å velge Permanently delete.

Les også: Slik rydder du HubSpot-portalen din

Beste praksis for håndtering av sensitiv data

1. Aktiver Sensitive Data Protection og bruk properties med ekstra sikkerhet.
2. Ha tydelige rutiner for logging av informasjon.
3. Vær bevisst på tilgangsstyring – hvem ser hva i portalen?
4. Sett opp prosesser for sletting av data som ikke lenger skal lagres.
5. Samle kun inn nødvendig informasjon – jo mindre sensitiv data du lagrer, jo lavere risiko bærer du.

God datakvalitet og god datasikkerhet går hånd i hånd

Å håndtere sensitiv data i HubSpot trenger ikke være komplisert, men det krever bevissthet og en riktig konfigurert portal. Når du aktiverer beskyttelse for sensitiv informasjon, bruker properties riktig, og sørger for at teamet ditt forstår ansvaret sitt, har du tatt et stort steg mot å sikre både data og tillit. Husk: god datakvalitet og god datasikkerhet går hånd i hånd. Start med det viktigste – og bygg gode rutiner derfra.