Slik får du kundesystemene dine til å snakke bra sammen

Mange selskaper sliter med at data om kunder og kontakter ligger i ulike systemer som ikke snakker sammen, eller som bare snakker delvis sammen. Det blir et problem når markedsavdelingen skal sende ut nyhetsbrev, eller kundesupport skal hente siste kjøpsdata fra kundene sine. De vet ikke hvilket system som «eier» kundedata. Hvilket system har riktig og oppdatert informasjon?

Integrasjoner får systemer til å snakke sammen. ERP-systemet kan for eksempel sende oppdaterte kundedata til CRM-systemet. Det er en typisk punkt-til-punkt integrasjon, en tett, isolert kobling. Slike isolerte koblinger kan det bli mange av når bedriften utvider med flere systemer. F.eks CRM -> ERP, ERP -> faktura, faktura -> regnskap. I skissen under ser vi et enkelt oppsett, med fire systemer som sender data på kryss og tvers.

De tekniske utfordringene med punkt-til-punkt integrasjoner kommer spesielt når et system skal byttes ut.

Om System A skal byttes ut, må alle punkt-til-punkt-integrasjoner bygges på nytt. Her er et eksempel: Si dere ønsker å bytte CRM-system. Med punkt-til-punkt-integrasjoner må dere skrive nye dataflyter for å sikre at ordre fra ny CRM fortsatt havner i ERP-systemet, og at ordre eller kontrakter sendes til økonomi.

Et annet problem oppstår når leverandøren av et av systemene endrer sine API-er. Da må dere modifisere og teste alle de tette koblingene på nytt. Det er lite fleksibelt og effektivt, og vil kreve både tid og ressurser. Særlig dersom arbeidet ikke er godt dokumentert, og kollegaen som bygget koblingen kanskje har sluttet.

Les også: Derfor sliter du med å gi kundene en helhetlig opplevelse

Fordelen med meldingsbaserte integrasjonsplattformer

Bygger du derimot integrasjonene på en meldingsbasert plattform der datautvekslingen skjer med Service Bus, slipper du unna mange av disse utfordringene. I motsetning til tradisjonelle tette koblinger, kan meldinger om ny data sendes via Service Bus til flere systemer samtidig. Det forenkler både vedlikehold og videreutvikling.

Service Bus - enkelt forklart

Tenk på service bus som en helt vanlig buss. Her er System A (f.eks et CRM-system) og System B (et ERP-system). En selger registrerer ny informasjon om en kunde i CRM-systemet. Det skal sendes til ERP-systemet.

Det eneste CRM-systemet nå skal gjøre, er å sende data om at det er opprettet en ny kunde ut til bussen. CRM-systemet trenger ikke ta stilling til hvem som skal motta data om ny kunde, eller hvordan dataene skal mottas. Vi trenger kun å opprette en publisher for CRM-systemet slik at det sender fra seg data til bussen i riktig format:

System B (ERP-systemet) skal motta data om denne hendelsen, altså at det er opprettet en ny kunde.

System B (ERP-systemet) skal motta data om denne hendelsen, altså at det er opprettet en ny kunde.

Dette kan enkelt utvides til System C og System D, vet at bussen enkelt kan sende meldingen om ny kunde til system C og D også:

Nå har vi introdusert løse koblinger som gjør at vi kan utvide og forvalte integrasjoner mye enklere over tid. Vi har utvidet med publishers og subscribers for alle systemer. Her sendes nye meldinger ut, og de plukkes opp – alt via Service Bus.

Så, hva om et system skal byttes ut nå? For eksempel et nytt CRM-system? Jo, dersom dagens CRM-system fortsatt er System A, så er det bare publisher og subscriber til System A som må byttes ut med tilsvarende publisher og subscriber for det nye systemet. Det nye CRM-systemet tar over for det gamle, uten at vi må gjøre noen endringer hos de andre systemene i plattformen. Slik får vi en plattform som er skalerbar og som gir oss minimal teknisk gjeld over tid. 

Vi i Intuvio har laget en slik meldingsbasert plattform, kalt Shine Connect. Shine Connect er dermed en fleksibel og strukturert plattform for å integrere CRM, ERP, BI og andre nøkkelsystemer. Med en slik løsning får du en skalerbar og fremtidssikker arkitektur på systemlandskapet ditt. Nye systemer kan kobles til uten at du bør røre eksisterende integrasjoner.

Vi kan oppsummere dette med et eksempel

En bedrift opererer B2B-markedet. En selger registrerer en ny ordre på en kunde i CRM. Da går det en melding fra CRM til Service Bus om den nye ordren.

ERP-systemet mottar meldingen om ny ordre og beregner pris/lagersaldo, oppretter faktura og oppdaterer økonomisystemet. Når fakturaen er sendt, kan ERP-systemet melde tilbake til Service Bus med status om at ordre er fakturert. Videre, når ordren er sendt og fakturert kunden, kan CRM og/eller ERP melde tilbake til Service Bus om status. Det sendes videre til kundeoppfølgingssystemet som kan følge opp kunden med en tilfredshetsundersøkelse. Alt dette blir tidsstemplet med når de ulike hendelsene fant sted, slik at man lett finner tilbake til historikken.

Utveksling av data skjer i sanntid og alle data er oppdaterte til enhver tid.

Så hvordan kommer vi dit – hvordan jobber vi oss frem til denne løsningen? Det hele starter med godt grunnarbeid. Dette skal vi snakke mer om i neste ukes blogginnlegg. Her kan du se et gratis webinar hvor vi snakker mer om Shine Connect: