5 vanlige fallgruver i HubSpot og hvordan du unngår dem

HubSpot er et kraftfullt verktøy for markedsføring, salg og kundeservice, men bare når det er satt opp og brukt på riktig måte. Etter å ha jobbet i over fem år med mer enn 30 ulike HubSpot-portaler, ser jeg noen tydelige mønstre: de samme feilene går igjen, på tvers av bransjer og selskapsstørrelser.

I dette blogginnlegget deler jeg noen av de vanligste fallgruvene vi ser at selskaper går i med HubSpot, og hva du konkret bør gjøre for å unngå dem. Målet er enkelt: en HubSpot-portal som faktisk støtter interne prosesser, gir bedre datakvalitet og bidrar til vekst.

1. Dårlig forarbeid: Når HubSpot ikke speiler prosessene dine

En av de største feilene mange gjør er å starte med verktøyet, og ikke prosessene. HubSpot settes opp «litt etter hvert», ofte basert på standardoppsett eller ad hoc-behov, uten at interne arbeidsprosesser er kartlagt og dokumentert først.

Resultatet blir ofte en portal som ikke støtter måten dere faktisk jobber på, og som over tid bygger opp teknisk gjeld. 

Dette ser vi ofte:

• Interne prosesser er uklare eller ikke dokumenterte
• HubSpot-konfigurasjoner gjøres løpende, uten helhetlig plan
• Nye brukere forstår ikke hvordan systemet skal brukes

Beste praksis:

• Kartlegg interne prosesser før dere setter opp HubSpot. Hva er det HubSpot skal løse for dere?
• Dokumenter hvordan prosessene fungerer – og hvilke deler av prosessene HubSpot skal støtte
• Bruk kartleggingen aktivt til å forbedre prosessene, ikke bare kopiere dagens måte å jobbe på. HubSpot kan gi nye måter å tenke rundt deres prosesser.

Når prosessene er tydelige, blir HubSpot et godt styringsverktøy som effektiviserer arbeidshverdagen. Ikke bare enda et system man jobber rundt.

2. Manglende forretningsregler og kontrollmekanismer

Uten klare forretningsregler blir HubSpot fort brukt ulikt fra person til person. Da blir datakvaliteten ujevn, rapportene upålitelige og arbeidsflyten tilfeldig. 

Forretningsregler handler om å definere hvordan dere vil at HubSpot skal brukes:

• Hvem eier hvilke selskaper og deals?
• Når skal noe regnes som en aktiv kunde?
• Hvilke felter må fylles ut, og når?

Men regler alene er ikke nok, de må følges opp. 

Eksempel på god praksis:

• Tydelige rapporter som viser avvik fra forretningsreglene og annen dårlig datakvalitet
• Dashboards som gjør brukere bevisste på egne «brudd». Gjør det enkelt for dem å rette opp fortløpende og sørg for at det gjøres regelmessig
• Felles forståelse for hva som er riktig bruk av systemet

Dette gir dere et verktøy som fanger opp avvik og dårlig datakvalitet sånn at dere får god forvaltning av HubSpot.

Les også: Fire steg til bedre datadrevet styring

3. Uklare roller og manglende eierskap til HubSpot-portalen

En HubSpot-portal uten tydelig eierskap sklir nesten alltid ut over tid. Tilganger blir tilfeldige, strukturen uoversiktlig og nye funksjoner tas ikke i bruk.

Typiske konsekvenser:

• Ingen har ansvar for datamodell og struktur
• Automatiseringer feiler uten at noen oppdager det
• Nye HubSpot-funksjoner vurderes ikke når de blir lansert
• Portalen utvikler seg ikke i takt med selskapet

Anbefaling:

• Utnevn en tydelig eier av HubSpot-portalen
• Sørg for at eierskapet inkluderer ansvar for prosesser, dokumentasjon og videreutvikling
• Ha et bevisst forhold til hvordan HubSpot skal fungere sammen med resten av systemene deres

Godt eierskap gir bedre forutsetninger for vekst, skalering og videreutvikling.

4. Dårlig datakvalitet og manglende rutiner for å rette opp feil

Dårlig datakvalitet er en klassiker i alle CRM-systemer. Problemet oppstår når man ikke har rutiner for å forebygge og rette opp feil.

Vanlige årsaker:

• Eksterne systemer som sender inn dårlig data
• Manglende automatiseringer som retter åpenbare feil
• For få påkrevde felter i kritiske prosesser
• Lite forståelse hos brukerne for hvorfor databerikelse er viktig

Slik forbedrer du datakvaliteten:

1. Start med datakildene – kommer det god data inn?
2. Bruk automatisering til å rette åpenbare feil
3. Krev felter gradvis, der det gir minst mulig friksjon for brukerne
4. Bruk rapporter som fanger opp datakvalitetsfeil og ha en rutine for å følge opp

En effektiv løsning er faste, ukentlige rutiner – for eksempel automatiske e-poster med oversikt over egne avvik til hver bruker. Da blir feilene håndterbare, og ikke et stort opprydningsprosjekt en gang i året.

Les også: Fra «Hei [Fornavn]» til datadrevet personalisering

5. For lite opplæring og oppfølging av brukerne

Selv det beste HubSpot-oppsettet faller sammen hvis brukerne ikke vet hvordan systemet skal brukes.

Vanlige fallgruver:

• Én stor opplæring for «alle»
• Lite eller ingen oppfølging etterpå
• Nye ansatte får ikke samme opplæring når de starter

Beste praksis for opplæring:

• Rollebasert opplæring (Feks: marked, salg, og kundeservice)
• Gjerne fysisk opplæring der det er mulig
• Faste oppfølgingsøkter etter opplæring for å svare på spørsmål og innspill fra brukerne
• Rapportering som viser faktisk bruk av HubSpot slik at man kan følge opp de som trenger det

Opplæring og brukeradopsjon er ikke et engangstiltak, det er en kontinuerlig prosess.

Slik bygger du en HubSpot-portal som skaper verdi

For å lykkes med HubSpot må du:

• Starte med prosessene – ikke verktøyet
• Ha selskapsstyrte forretningsregler og kontrollmekanismer
• Sørge for tydelig eierskap til portalen
• Jobbe systematisk med datakvalitet
• Investere i god opplæring og oppfølging av brukerne

Da får du en HubSpot-portal som er robust, skalerbar og klar for videre vekst.

Ønsker du en gjennomgang av din HubSpot-portal og konkrete råd tilpasset deres situasjon? Ta kontakt, så ser vi på det sammen. Her kan du se webinaret jeg hadde om samme tema: